Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki pracuje w biurze. Jej zadaniem jest przede wszystkim pośredniczenie pomiędzy osobą przełożoną a pracownikami zatrudnionymi w firmie oraz kontrahentami i klientami. Sekretarka powinna wykonywać wszelkie działania, aby zapewnić sprawną i szybką pracę sekretariatu oraz odpowiada za płynny przepływ informacji na zewnątrz i wewnątrz jednostki organizacyjnej. Sekretarka jest to pracownik biurowy, który najściślej współpracuje ze swoim przełożonym i jest jego tak zwaną prawą ręką. Obsługuje centralę telefoniczną, nadzoruje obieg korespondencji i prowadzi terminarz swojego szefa. Organizuje podróże służbowe, odpowiada za przygotowanie ważnych dokumentów i materiałów. Przeważnie to właśnie osoba na tym stanowisku odpowiada za przyjęcie i obsługę gości. W niektórych przypadkach nadzoruje także pracę całego personelu. Jest to pracownik średniego szczebla, mogący wykonywać działania o charakterze kierowniczym, jak i operacyjnym. Często jest to zawód mało doceniany, jednak nie polega tylko na odbieraniu telefonów i parzeniu kawy. Sekretarka ma wiele ważnych obowiązków, to właśnie dzięki niej firma działa właściwie.

Zakres obowiązków na stanowisku sekretarki:

  • organizowanie przepływu informacji
  • organizowanie sprawnej pracy sekretariatu
  • obsługa klientów
  • obsługa urządzeń biurowych (np.drukarka, fax)
  • prowadzenie dokumentacji
  • kontrolowanie efektywności pracy
  • zarządzanie czasem pracy przełożonego

Jakie cechy powinna posiadać idealna sekretarka?

Doskonała sekretarka musi idealnie organizować pracę zarówno swoją, jak i całej firmy. Musi być odpowiedzialna i godna zaufania. Powinna odznaczać się lojalnością, systematycznością i zdyscyplinowaniem. Sekretarka powinna jak najlepiej reprezentować firmę, w jakiej pracuje i mieć przyjazną aparycję. Jej kultura osobista powinna być na wysokim poziomie. Osoba na tym stanowisku ma spory kontakt z ludźmi, więc musi mieć zdolności interpersonalne. W tej pracy przydaje się również terminowość i dobra pamięć.

Ile zarabia sekretarka w naszym kraju?

Wiele osób chcących zatrudnić się na to stanowisko, zastanawia się: ile zarabia sekretarka w Polsce? Średnie zarobki na tym stanowisku wynoszą około 1700 złotych netto. Jednak według badań, 25 procent sekretarek zarabia ponad 2000 netto. To ile tak naprawdę zarabia sekretarka, zależy od paru czynników, między innymi od lokalizacji miejsca pracy, stażu pracy, doświadczenia i firmy. Największe wynagrodzenie dostają sekretarki z województwa mazowieckiego średnio około 1950 złotych, z pomorskiego około 1750 złotych, a z opolskiego 1740 złotych. Najmniejsze zarobki uzyskują sekretarki z województwa podkarpackiego, śląskiego, łódzkiego, lubuskiego, podlaskiego i kujawsko-pomorskiego, średnio zarabiają około 1600 złotych. W województwie warmińsko- mazurskim zarobki sekretarek wynoszą ledwo 1500 złotych.

Jakie wymagania mają pracodawcy co do osób ubiegających się o to stanowisko?

Czego pracodawcy oczekują tak naprawdę od swoich sekretarek? Wymagają zwłaszcza biegłej znajomości języka obcego zarówno w mowie, jak i piśmie, prawa jazdy kategorii B, odpowiedzialności, umiejętności obsługi pakietu MS Office i urządzeń biurowych oraz oczywiście doświadczenia w pracy na stanowisku sekretarki. Bardzo ważny jest dobry kontakt z ludźmi, umiejętność pracy pod presją czasy, łatwość w pracy z zespołem, dyskrecja, zaangażowanie, lojalność, terminować, świetna organizacja pracy i wysoka kultura osobista. Każda sekretarka oprócz wymaganego wykształcenia powinna znać zasady komunikacji niewerbalnej i werbalnej, umieć negocjować i dokładnie wykonywać wszelkie powierzone od przełożonego zadania.

Gdzie można znaleźć pracę w tym zawodzie?

Znalezienie pracy w takim zawodzie nie jest wcale zbyt proste, jakby się to mogło wydawać. Na rynku pracy niestety jest niezwykle duża konkurencja. Wiele ludzi wykonujących ten właśnie zawód zdobywa swoje pierwsze doświadczenia, korzystając ze stażów organizowanych między innymi przez urząd pracy. Dzięki temu takie osoby mogą zaznajomić się z wymaganiami na tym stanowisku. Osoba, która chce pracować jako sekretarka, jest wówczas w stanie stwierdzić czy taka praca jej całkowicie odpowiada. Dużego problemu ze znalezieniem pracy w tym zawodzie, nie będą miały osoby znające biegle parę języków i mające spore doświadczenie na tym stanowisku. Warto cały czas zapoznawać się z zamieszczanymi ofertami pracy na znanych i dużych portalach ogłoszeniowych, takich jak gumtree czy olx. Warto również rozpocząć współpracę z zewnętrzną firmą, czyli agencją pracy. Mamy wtedy większe szanse na uzyskanie idealnej dla nas posady.

Praca sekretarki jest dobrym wyborem dla osób lubiących spore wyzwania i chcących się cały czas rozwijać. Zawód ten nie jest jednak prosty i wymaga od osób przede wszystkim wysokiej inteligencji i umiejętności planowania swojego czasu. Obowiązki są bardzo zróżnicowane, dlatego nie jest to nudna posada.